I helgen var jag på utbildning nr 1 för Friskis och Svettis, till hösten kommer jag nämligen börja arbeta där som styrkeinstruktör. Under söndagen skulle vi ha ett längre grupparbete där vi tillsammans skulle planera ett träningspass för en specifik målgrupp.
Det var under detta grupparbete som jag insåg hur viktigt det är att ha en fungerande mötesstruktur. Det hade inte vi och det var kaos. Jisses vad jag kände mig utpumpad på energi efteråt! Det tog lång tid att lösa uppgiften och den blev inte heller väl genomförd. Det blev en väldigt stor kontrast till vad jag är van vid hos Ung Omsorg. Vi har ett väldigt välfungerande team på kontoret och jag känner mig alltid stärkt av våra möten.
Det var nyttigt för mig att hamna en grupp som hade svårt för att samarbete, det fick mig att fundera på anledningarna till att vi inte jobbade bra tillsammans. Om någonting inte fungerar är det bra att ta ett steg tillbaka och analysera varför det inte fungerar.
Först och främst hade vi inga tydliga roller i gruppen. Alla som var på utbildningen kommer att jobba som någon form av ledare och de flesta i min grupp tog alla ”mycket plats”. Jag tror att det hade gått mycket smidigare om vi under mötet hade utsett en mötesordförande som fördelade ordet och samlade ihopa gruppens tankar.
Det fanns inte heller någon lyssnande approach. Den ena började prata innan den andra hade pratat klart. Jag upplevde det som att istället för att verkligen lyssna, satt man och tänkte på vad jag som individ skulle säga när den andra var klar.
För det tredje så var förkunskaperna mycket olika från person till person i gruppen. Det gäller dels när det kommer till ledarskap, planering och framförallt träning. Gruppen hade svårt att ”hitta rätt nivå”.
Avslutningsvis så hade alla olika tankar angående hur uppgiften skulle lösas. En ville ha en grundlig planering innan vi provade träningspasset, en annan tyckte att det kom naturligt om vi började prova istället för att tänka innan. En annan tyckte att det var bättre att vi först skulle dela upp vem som skulle göra vad och sedan fick denna person lösa den specifika delen av träningspasset själv.
Under tiden vi satt och försökte lösa uppgiften reflekterade jag över att denna gruppen hade behövt ha ett möte om just hur man har ett möte. Och det är nog ingen dum idé. Om det är en helt ny grupp som ska jobba med varandra under en längre tid tycker jag att det är en bra idé att i början ha ett möte där man går igenom just mötesstruktur. Under mötet kan man gå igenom hur ett möte rent tekniskt sätt ska gå till, hur angreppssättet på en uppgift ska se ut, hur uppgifterna ska fördelas och hur gruppen ska tänka beroende på vilken typ av möte det är.
För att skapa en bra mötesstruktur tycker jag att det är viktigt att tänka på:
- Utse en mötesledare. Om det inte finns någon formell ledare så tror jag att det är viktigt att utse en formell ledare för just det mötet. Mötesledaren ska fördela ordet, se till att alla får prata till punkt och att alla får ordet. Finns det en formell ledare är det inte en självklarhet att denna blir mötesordförande. Ett bra sätt att låta sin personal utvecklas är att låta dem prova på att vara mötesledare.
- Utse någon som tar anteckningar. Det är svårt för mötesledaren att hinna med både och, därför är det bra att ha en dedikerad person till just detta. Förs det inte anteckningar är det lätt hänt att mötestankarna glöms bort.
- Prata också igenom vad ni vill ha ut av uppgiften, vad är egentligen målet med uppgiften? Det är viktigt att alla ha en tydlig målbild eftersom denna kommer styra val av lösningssätt. Exempelvis är målet att ha olika förslag på träningspass eller ska vi ta fram ett enda, men som är mer detaljerat?
- Innan ni börjar lösa själva uppgiften kan det vara en god idé att prata igenom hur ni ska lösa uppgiften. Ert lösningssätt ska bygga på vilket mål ni har med uppgiften. Ska ni exempelvis lägga upp en detaljerad planering eller ska ni lösa uppgiften genom ”learning by doing”. Inget är egentligen fel och lösningssätt anpassas självklart till uppgiften. Däremot är det viktigt att ni håller er till denna lösningen när ni väl har bestämt er. Märker ni efter ett tag att er sätt att lösa uppgiften inte var den mest optimala, då kan ni ta en ny diskussion om att ändra lösningssätt.
- Påminn alla i gruppen om att det är viktigt att verkligen lyssna och inte avbryta. Om gruppen har svårt för detta kan man införa en regel som säger att mellan att varje person pratar ska det gå några sekunder så att det uppstår en liten tystnad. En kort tystnad är bra för då finns det tid för eftertanke och alla hinner landa i vad personen faktiskt sa.
Bra möten kan ge energi och vara riktigt produktiva. Det är en stor skillnad på en grupp som har landat i en bra mötesstruktur jämförelsevis med en grupp som inte alls har reflekterat över hur de jobbar. Eftersom många organisationer använder möten som en viktig del i planerings- och beslutsfattande arbetet är det bra om tid läggs på att lära ut bra mötesstrukturer!