När det börjar bli vår är det på många håll dags för utvecklingssamtal.
Utvecklingssamtal är i sin bästa form ett sätt att skapa bra relationer och höja motivationen.
Tyvärr är det många som får motsatt reaktion efter sitt utvecklingssamtal. Det blir motsatt effekt på motivationen, istället för att den höjs så sänks den.
Här kommer några tips och tankar från mig för att höja chanserna att ha lyckade samtal:
Först och främst är det bra att bestämma sig för vad syftet är med utvecklingssamtalen. Det är först när det finns ett klart syfte som man kan skapa passande frågor.
Hos Ung Omsorg kan man säga att det framförallt finns tre stycken olika områden som vi vill utforska i samtalen.
- Självreflektion för medarbetaren.
- Samarbetet mellan chef och medarbetare.
- Uppfyllda mål och nya mål.
Jag personligen kan tycka att syftet ”samarbete mellan chef och medarbetare” är det viktigaste under samtalet. Det är ett gyllene tillfälle för min personal att säga vad de tycker om min ledning och om det är någonting som de saknar från mig. Jag får möjlighet att anpassa och finjustera min ledning.
För att personalen ska vara ärliga och öppna upp sig krävs det en stor portion tillit och trygghet. Att skapa tillit och trygghet är någonting som alla chefer behöver jobba på fortlöpande. Mycket kan dock påverkas via miljön under själva samtalet. Se till att ni kan prata ostört, ha satt undan gott om tid och har gärna ett ombonat rum om det går. Jag vet att en del gillar att ta promenader under ett utvecklingssamtal. Det är personligen inte riktigt min grej. Jag känner inte riktigt att jag kan koncentrera mig då, men jag vet att många har fått bra resultat!
Innan själva samtalet så ska båda parter ha fått tid att förbereda sig. Du som chef ska vara initiativtagare och skicka ut frågorna i god tid innan ni har ert samtal.
I början av samtalet är det viktigt att gå igenom hur tystnadsplikten ser ut. Vad kan ni lova varandra att inte föra vidare och är det någonting som skulle kunna föras vidare? I alla fall är det kanske inte möjligt att ha total tystnadsplikt.
Jag tror att utvecklingssamtalet många gånger faller när det kommer till arbetstagarens prestation och när det är dags för kritik. Jag står fast vid att kritik endast ska användas om det är absolut nödvändigt. Det fungerar oftast bättre att förstärka och berömma det som fungerar och använda sig av coachning som verktyg för att ta upp förbättringspotential.
Är det någonting som du vill kritisera är ett tips att först fråga hur personen själv tyckte att någonting gick. Ex:
”Hur kände du att säljmötet som vi hade för två veckor sedan gick?”.
Därefter kan personen själv få reflektera. Tar personen självmant inte upp det som du känner behöver förbättras kan du leda personen in på ämnet genom att ex fråga:
”Hur tyckte du att ditt gensvar på frågan som XX ställde var?”
Kommer du fortfarande inte tillrätta med det du vill kan du prova att rikta frågan ännu mera:
”Jag kände att din ton kunde uppfattas som arrogant när du svarade XX. Är det någonting som du kan känna igen dig i, eller uppfattade jag dig fel?”
I slutet på samtalet gör ni tillsammans en sammanfattning och går igenom vad ni har kommit överens om att göra. Lova aldrig någonting som du inte kan hålla.Och följ verkligen upp det som ni har kommit överens om.